Скажите нет лишней работе!

/Скажите нет лишней работе!

Скажите нет лишней работе!

Работа есть всегда, а времени не хватает. Как отвечать на просьбы сделать больше, если Вы уже загружены?

Автор: Джоанна Ротман (Johanna Rothman).

 

Если Вы как большинство людей, что я знаю, у Вашего руководителя заготовлено слишком много работы, и это не зависит от того, как Вы ведете свои дела. Вместо разговора, который потенциально может ограничить карьеру, попробуйте построить диалог так, чтобы учесть точку зрения Вашего руководства.

Вот несколько способов сказать нет и не испортить отношения с боссом.

Спросите: «Мы можем добавить людей?»

         От  Вас требуют решения проблем в одиночку? Это классический случай оптимизации эффективности ресурсов – наименее эффективный способ управления интеллектуальной деятельностью.

Если Вы обладаете экспертизой в области программирования, тестирования или администрировании баз данных, Ваш босс может решить, что Вы наиболее эффективны, работая как эксперт. Он так же может решить, что Вы в одиночку можете сделать всю работу. Это может быть правдой….для Вашей части работы.

Проблемы появляются, когда процесс разработки ПО воспринимается как вид материального производства (например, пончиков).  Материальное производство – повторяющийся процесс, в ходе которого не происходит обучения.

Разработка программ – это форма разработки продуктов, в ходе которой происходит обучение. Необходимо закладывать время на командное обучение, чтобы создать работающий продукт.

Подумайте, как Вы выполняете работу? В большинстве проектов люди не тратят все свое время на написание кодов или тестов. Вместо этого они думают о проблеме, которую решают: выясняют требования, оптимизируют код, изучают результаты тестов и делают выводы.

Все это означает, что необходимо работать в команде, чтобы выполнить работу, вне зависимости от Вашего подхода к работе. Ваш руководитель еще может не осознавать этого, расскажите ему про эффективность потока.

Эффективность потока оптимальна для ситуаций, когда задача проходит через команду. В отличие от ресурсной эффективности, которая зависит от сильных сторон каждого исполнителя и приводит к очереди из частично сделанной работы, ожидающей передачу дальше по цепочке.

Предлагая своему руководителю подключить к задаче больше людей, объясните ему, как команда, сфокусированная на выполнении задачи, может дать результаты быстрее, чем эксперты, работающие по отдельности.

Согласно закону Брукса (Brooks law), расширение команды на опаздывающем проекте делает опоздание еще больше. Тому есть множество подтверждений на практике, особенно при работе, нацеленной на ресурсную эффективность. В то же время, не было подтверждений этого закона, когда работа построена по принципу эффективности потока.

Спросите: «Что мне следует прекратить?»

Очень возможно, что Ваш босс не полного списка задач, над которыми Вы работаете. В таком случае спросите его, какие задачи стоит отложить – это хорошо работает как для команд, так и на личном уровне. Когда у меня много задач, я откладываю некоторые из них, но не забываю.

Вы можете попробовать такой же подход для себя или своей команды. При наличии высокого спроса со стороны клиентов, у Вас будет больше работы, чем Вы можете сделать. Отделите задачи, которые необходимо сделать сейчас, от задач, которые можно сделать позже.

Объясните: «Я вижу следующие риски…»

Много раз осознавал, что принимаюсь за проекты с большим риском: я не знал с чего начать, или хуже – я не знал, каким должен быть результат и как его предоставить в обещанный срок.

Если у Вас бывало что-то подобное, можно сказать своему менеджеру: «Вот риски, которые я вижу, если возьмусь за эту задачу». Затем, можно объяснить, как Вы не можете сделать эту задачу вместе со всеми остальными задачами, которые у Вас есть.

Представьте своему руководителю факты без нытья. Факты помогут в решении Вашей проблемы, нытье – нет.

Можете собрать информацию о доступности Ваших коллег, времени, которое потребовалось на выполнение предыдущих задач, и информацию об уровне рисков на проекте.

Визуализируйте работу для себя и своего руководителя.

Я использую картинки, чтобы помочь своему руководителю увидеть мой фронт работ. Особенно мне нравятся два представления: доска камбан и календарь.

Начать можно с доски камбан, которая содержит четыре столбца, отражающих статус задач: новая (To Do), в работе (In progress), застряла (Stuck), выполнена (Done). Если этих состояний недостаточно, можно добавить недостающие. Часто добавляют: ожидает обсуждения (Waiting to Discuss), ожидает анализа (Waiting to Analyze), ожидает тестирования (Waiting for Testing).

В дополнение к доске камбан, календарное представление покажет ожидаемую дату завершения работы. Можно использовать двухнедельные или месячные интервалы в календарном представлении.

Теперь, поперек интервалов, добавьте столбец «В работе». Внизу нарисуйте жирную линию, а под ней – столбец «в очереди».

Добавляйте стикер для каждого проекта, над которым Вы собираетесь работать на интервале. Если работы не планируются – крепим стикер на строку «в очереди». Закончив визуализацию, можете начинать диалог со своим боссом по поводу новых задач, которые он Вам предлагает.

Это работает.

Не обязательно всегда говорить «да». Можно сказать «нет», как минимум, одним из этих четырех способов и помочь своему руководителю быть в курсе Ваших задач. Возможно, это даже послужит развитием в Вашей карьере!

By | 2017-08-15T18:33:15+00:00 Август 15th, 2017|Переводы, Профессия|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment